Obsługa informatyczna jest dziś praktycznie niezbędna, by firma mogła dobrze funkcjonować. Czy lepiej zatrudnić informatyka w swoim przedsiębiorstwie czy skorzystać z usług zewnętrznej firmy?
Czym jest outsourcing IT i jakie daje korzyści
Outsourcing IT to powierzenie obsługi informatycznej firmie zewnętrznej. Jedną z zalet tego rozwiązania jest utrzymanie kosztów dostosowanych do potrzeb. Firma zewnętrzna pracuje tylko, gdy zajdzie taka potrzeba, a więc wystąpią problemy informatyczne. Rozliczenia dokonywane w formie stałego abonamentu za obsługę informatyczną umożliwiają takie rozplanowanie budżetu, żeby uniknąć wysokich rachunków w przypadku poważniejszych awarii.
Jakie jeszcze są korzyści? Outsourcing IT to wsparcie informatyczne świadczone przez specjalistów (ittouch.pl), co zapewnia kompleksowość obsługi. Jeśli nasza firma zatrudnia informatyka na etacie, musi zdać się na wiedzę i umiejętności jednego człowieka. W przypadku korzystania z usług firmy zewnętrznej, można korzystać z wiedzy wielu fachowców, specjalizujących się w różnorodnych dziedzinach IT. To daje większą gwarancję zażegnania wszelkich informatycznych problemów, bez względu na ich rodzaj.
Ciągłość i elastyczność wsparcia technicznego
Kolejny plus outsourcingu IT to ciągłość obsługi. Korzystając z usług zewnętrznej firmy, nie uzależniamy się od jednego fachowca, jak ma to miejsce przy zatrudnieniu informatyka na etacie. Jeśli awaria zdarzy się w momencie, gdy ów jeden pracownik jest akurat na urlopie albo zwolnieniu lekarskim, pojawia się poważny problem. Z firmą zewnętrzną nie ma takich kłopotów — zawsze dostępnych jest kilku specjalistów gotowych do interwencji.
Usługi firm zewnętrznych często też zapewniają większą elastyczność. Jeśli zachodzi potrzeba zamówienia dodatkowego serwisu albo zmiany warunków abonamentu, można to zgłosić i ustalić opłatę za dodatkowy czas serwisanta. Taka forma współpracy pozwala dopasować zakres wsparcia do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa, bez konieczności zawierania nowych umów o pracę czy restrukturyzacji działu IT.
Szersze doświadczenie praktyczne specjalistów
Oprócz tego warto wspomnieć i o tym, że najczęściej pracownik firmy outsourcingowej obsługuje kilka różnych firm. To sprawia, że ma świeże spojrzenie i więcej różnorodnych doświadczeń, które może efektywnie wykorzystać w swojej pracy. Stykając się z wieloma środowiskami technologicznymi, poznaje odmienne konfiguracje, nietypowe błędy i nietuzinkowe rozwiązania, których nie spotka się w pojedynczej organizacji.
Taka praktyka przekłada się na szybszą diagnostykę problemów oraz umiejętność zastosowania sprawdzonych wcześniej metod naprawczych. Przedsiębiorstwo zyskuje dostęp do know-how wypracowanego w różnych branżach i modelach biznesowych, co podnosi jakość świadczonych usług.
Zatrudnienie informatyka na etacie — wyzwania i ograniczenia
Już sam wybór odpowiedniej osoby na to stanowisko może nastręczyć problemów. Nie mamy obowiązku posiadać gruntowej informatycznej wiedzy — dlatego przecież właśnie zatrudniamy specjalistę. Ale skoro sami nie jesteśmy ekspertami, trudno nam będzie ocenić jego kompetencje podczas rekrutacji. Ryzykujemy zatrudnienie kogoś, kto prezentuje się dobrze w CV, lecz w rzeczywistości nie posiada wystarczającego doświadczenia lub umiejętności dostosowanych do specyfiki naszej infrastruktury.
Stałe koszty niezależne od obciążenia pracą
Zatrudnienie informatyka w firmie sprawia, że trzeba ponosić koszty zatrudnienia, a więc wypłacać pracownikowi pensję i płacić składki. Trzeba też przygotować dla niego stanowisko pracy i sprzęt. Niezależnie od rozmiaru firmy, informatyka zatrudnia się na pełen etat, bez względu na to, czy będzie miał stale zapewnione coś do roboty.
W praktyce oznacza to, że w okresach mniejszego obciążenia awariami lub projektami IT płacimy za czas bezczynności. Jednocześnie, gdy pojawia się nagły szczyt zapotrzebowania — na przykład podczas wdrażania nowego oprogramowania czy wymiany całej infrastruktury — jeden pracownik może nie wystarczyć, co zmusza do angażowania zewnętrznych konsultantów i ponoszenia dodatkowych kosztów.
Problem zastępowalności i rozwoju kompetencji
Zatrudniając jednego specjalistę, firma narażona jest na ryzyko utraty ciągłości w razie jego nieobecności lub odejścia. Urlopy, zwolnienia lekarskie, a nawet zwykła rotacja pracowników mogą sparaliżować obsługę IT. Ponadto samodzielny informatyk ma ograniczone możliwości wymiany wiedzy z innymi fachowcami, co spowalnia jego rozwój zawodowy i utrudnia nadążanie za szybko zmieniającymi się technologiami.
W firmach o standardowej strukturze brakuje również budżetu na regularne szkolenia oraz certyfikacje, które w przypadku dużych firm outsourcingowych są naturalnym elementem rozwoju zespołu. Samodzielny pracownik musi liczyć głównie na własną inicjatywę i czas wolny, by podnosić swoje kwalifikacje.
Jakie rozwiązanie wybrać dla swojej firmy
Jak widać z tego, co napisaliśmy powyżej, outsourcing IT ma w wielu aspektach przewagę nad pracownikiem zatrudnionym na etat. W przypadku wielu firm rzeczywiście outsourcing jest lepszym wyjściem. Dotyczy to zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw, których problemy informatyczne z reguły ograniczają się do drobnych awarii i ewentualnej wymiany sprzętu na nowszy. Dlatego rozsądnie jest posiadać opiekę firmy zewnętrznej, reagującej w momencie wystąpienia usterki lub koordynującej informatyczny rozwój i optymalizację firmy.
Kiedy zatrudnienie własnego IT ma sens
Nieco inaczej sprawa wygląda w przypadku rozbudowanych firm, składających się z kilku lub kilkunastu działów, z których każdy ma wiele stanowisk roboczych. Tu może się bardziej opłacać zatrudnienie na stałe kilku informatyków, by mogli na bieżąco monitorować pracę systemu i dokonywać czynności serwisowych. W takich organizacjach zapotrzebowanie na wsparcie techniczne jest na tyle duże i regularne, że utrzymanie własnego zespołu staje się ekonomicznie uzasadnione.
Warto także rozważyć model hybrydowy: zatrudnienie jednego lub dwóch specjalistów wewnętrznych odpowiedzialnych za codzienne zadania oraz współpracę z firmą outsourcingową w zakresie projektów specjalistycznych, awaryjnych interwencji lub konsultacji strategicznych. Takie podejście łączy zalety obu rozwiązań i minimalizuje ich wady, zapewniając bezpieczeństwo operacyjne i dostęp do szerokiej ekspertyzy.